Как в договоре прописать рассылку уведомления образец

Содержание
  1. Как получать согласие на рассылку, чтобы не улетать в спам
  2. Как получить согласие на рассылку
  3. Согласие на странице оформления заказа
  4. Как собирать контакты и не быть спамерами
  5. Под угрозой штрафа: Как получить согласие клиента на SMS-рассылку — Офтоп на vc.ru
  6. «Прокатило»
  7. «Не прокатило»
  8. Как правильно получать согласие подписчиков на вашу email-рассылку
  9. Что грозит нарушителям?
  10. Не усложняйте процесс отписки
  11. Сохраняйте лог-файлы минимум в течение года
  12. Получите у подписчиков согласие на обработку персональных данных и попросите ознакомиться с пользовательским соглашением
  13. Заранее обеспечьте себя свидетелями
  14. Консультируйтесь с юристами при создании рассылок
  15. Образец уведомительного письма для использования в различных ситуациях
  16. Определение и значение уведомления
  17. Правила составления
  18. Нюансы составления
  19. Образец уведомления
  20. Письмо о смене реквизитов
  21. Уведомительное письмо о расторжении договора
  22. Как написать ответ
  23. Как составить уведомление: образец
  24. В каких случаях составляется уведомление?
  25. Особенности составления
  26. Разновидности документов

Как получать согласие на рассылку, чтобы не улетать в спам

Как в договоре прописать рассылку уведомления образец

Закон гласит: массовые email-рассылки — реклама. А ФЗ «О рекламе» требует, чтобы адресат добровольно согласился получать рассылку. Не давал согласия — рассылать нельзя.

Рассказываем, как получить согласие на рассылку, чтобы это было просто, законно и без урона для бизнеса.

Пользователь, получивший рекламное письмо без согласия, может пожаловаться в ФАС. Для этого надо лишь отправить сообщение со скриншотом письма. ФАС проверит, было ли получено согласие. Если нет — спамеру выписывают штраф:

  • для компаний — от 100 до 500 тыс. руб.;
  • для руководителей компаний — от 4 до 20 тыс. руб.;
  • для граждан — от 2 до 2,5 тыс. руб.

Если спамер — юридическое лицо, штраф могут получить и компания, и её руководитель.

Как получить согласие на рассылку

Есть 2 способа получить согласие на рассылку:

  1. Через страницу оформления заказа (обычно используют интернет-магазины).
  2. Через форму подписки (используют все, кто ведет регулярную рассылку с полезным контентом).

Согласие на странице оформления заказа

Тут тоже 2 способа:

Первый способ. Отдельный чекбокс (галочка) для подписки. Если пользователь ставит галочку, он становится подписчиком. Не ставит — получает только услугу или делает заказ. И даже если подписчик забудет, что когда-то ставил галочку, запись о ней останется в специальном лог-файле.

Так делает Lamoda, например.

Страница оформления заказа Lamoda

Оставлять чекбокс предзаполненным — ставить галочку автоматически — не желательно. Пользователь может ее не заметить, а потом пожаловаться на спам.

Предзаполненный чекбокс не нарушает закон, но может привести к расследованию со стороны ФАС и штрафам, как случилось, например, с компанией Travelata. Поэтому правильнее оставить чекбокс пустым, чтобы пользователь сам, осознанно, поставил галочку.

Второй способ. Согласие по умолчанию. В форме заказа чекбокса для согласия на рассылку нет. Но в пользовательском соглашении есть пункт о том, что клиент соглашается на получение рассылок. Когда пользователь заказывает услугу или товар на сайте, он автоматом становится подписчиком.

В этом случае человек не дает осознанного согласия на подписку. В случае проверки со стороны ФАС, нужно будет доказать, что у пользователя была альтернатива, и он осознанно согласился получать рекламные письма. Если альтернативы не было, ФАС и суд воспримут это как отсутствие согласия.

Правильнее со стороны закона и честнее по отношению к клиентам использовать первый подход — отдельный чекбокс для подписки на рассылку.

При подписке через форму согласие можно получить путём одинарного (single opt-in) или двойного (double opt-in) подтверждения.

Одинарное подтверждение. Пользователь указывает электронный адрес в форме подписки и нажимает на «Подписаться». Всё, он подписчик.

Плюс: адрес электронной почты не надо подтверждать. Значит, человек совершит меньше действий для подписки. Чем проще процесс подписки — тем больше подписчиков.

Но есть минусы:

  • снижается качество базы из-за некорректных и случайных адресов;
  • выше риск жалобы на спам. Пользователь может подписаться случайно или только ради бонуса за подписку, а затем забудет, что подписался;
  • трудно доказать, что подписчик согласился получать сообщения рассылки.

Одинарным подтверждением пользуется, например, издательство «ЭКСМО»:

Форма подписки на сайте издательства ЭКСМО Приветственное письмо от ЭКСМО Отправляйте честные рассылки вместе с UniSender Сохраним вашу базу подписчиков в безопасности и поможем разобраться в тонкостях законов. Соответствуем GDPR и ФЗ «О рекламе». Попробовать

Двойное подтверждение. Пользователь вводит email-адрес в форме подписки, а затем получает на почту письмо со ссылкой-подтверждением. Он станет подписчиком, только если перейдёт по этой ссылке.

Плюсы:

  • повышается качество базы, так как случайные и некорректные адреса отпадают;
  • риск жалобы на спам ниже, так как пользователи осознанно переходят по ссылке подтверждения;
  • в случае проверки, шанс доказать ФАС согласие подписчика выше, так как он даёт согласие дважды: когда нажимает на кнопку «Подписаться», и когда переходит по ссылке из письма.

Минус: количество подписчиков, вероятно, будет меньше, чем при одинарном подтверждении. Но качество базы будет выше.

Пример двойного подтверждения — рассылка интернет-магазина «Семена почтой».

Форма подписки на сайте «Семена почтой»

Одинарное подтверждение подходит только в том случае, если для вас важнее количество подписчиков. Но если вам важно повысить качество базы и снизить риск проблем с законом, используйте двойное подтверждение.

Первое. В форме оформления заказа ставим пустой чекбокс с подписью, например, «Согласен получать рекламные письма».

Второе. Используем двойное подтверждение при оформлении подписки через специальную форму.

Теперь в деталях о том, как правильно собирать контакты подписчиков.

Как собирать контакты и не быть спамерами

Дадим несколько советов. В идеале, их все надо соблюдать. Тогда не будет проблем ни с законом, ни с почтовыми провайдерами.

Совет 1. «Белая» база. Правильная база должна быть «белой» — собранной с добровольного согласия пользователей. Не покупайте и не скачивайте email-адреса, не собирайте их с сайтов и мессенджеров. Иначе рассылку либо отклонят, либо примут за спам. Подробнее о том, почему сервис может отклонить вашу рассылку.

Совет 2. Отдельный пустой чекбокс для подписки. Дайте клиенту возможность пользоваться услугами без привязки к подписке. Пусть сам решает, получать рассылку или нет. Подписчиков меньше, но они надёжнее, так как дают добровольное согласие.

Совет 3. Чёткие определения. Ясно указывайте, что адресат подписывается на рекламные сообщения. Вместо: «Мне интересны гаджеты, и я хочу получать о них информацию», лучше написать: «Согласен получать информационно-рекламные письма». Если ФАС будет проверять вашу рассылку, расплывчатая формулировка не докажет согласие пользователя.

Совет 4. Уведомление. Как только пользователь согласился на рассылку при оформлении заказа, отправьте ему приветственное сообщение без рекламы. Обратитесь к адресату по имени, и сообщите, что он согласился на получение рекламных писем. Укажите, что можно отписаться в любой момент и дайте ссылку для отписки. Это письмо станет дополнительным доказательством в случае проверки на спам.

Совет 5. Double Opt-In. Применяйте двойное подтверждение. Оно доказывает согласие подписчика на рассылку и повышает качество базы.

Совет 6. Пользовательское соглашение. Это документ, который определяет ваши отношения с пользователем. Разместите его на сайте. Включите в него следующие пункты:

  • о рассылке рекламных сообщений;
  • условия подписки и отписки;
  • о хранении и обработке персональных данных.

Добавляйте ссылку на пользовательское соглашение в каждом письме. Пример из соглашения Яндекса:

Пункт о рассылке из пользовательского соглашения Яндекса

Выделите отдельную страницу на сайте для «Политики конфиденциальности».

Этот документ подтверждает ваше право собирать и хранить личную информацию пользователей: имя, адрес проживания, реквизиты банковской карты. Включите пункты о том, почему вы собираете данные, где и как они хранятся.

Объясните, что вы ответственны в случае попадания личных данных пользователя третьим лицам по вашей вине. Документ гарантирует сохранность личной информации пользователей.

Те, кто оставляет на сайте информацию о себе, должны принять его условия.

Пример с сайта Яндекса:

Политика конфиденциальности Яндекса

Совет 7. Согласие на обработку персональных данных. И в форме подписки, и на странице оформления заказа добавьте чекбокс с текстом: «Согласен на обработку персональных данных».

Текст сделайте прямой ссылкой на политику конфиденциальности. А кнопки «Подписаться» или «Оформить заказ» должны работать только после того, как пользователь поставит галочку в чекбокс.

О штрафах за неправильную форму подписки.

Совет 8. Лог-файлы. Храните историю действий пользователей и переписку с ними. Лог-файл (журнал регистрации) — это текстовый документ, в котором остаются записи обо всех действиях на сайте.

Там же хранятся IP-адреса, с которых пользователи подписались на рассылку и перешли по ссылке подтверждения.

Чтобы найти лог-файл, нужно либо зайти в панель управления хостингом (например, cPanel), либо открыть сайт при помощи FTP-клиента (например, FileZilla), и перейти в директорию logs. Для удобства просмотра файлы журнала можно скачать к себе на компьютер.

Совет 9. Напоминание. В конце или начале письма объясните подписчику, где и как он согласился получать рассылку. Пример:

Напоминаем подписчику, почему он получает рассылку

Совет 10. Лёгкая отписка. В каждом письме давайте ссылку на отписку. Отписывайте подписчика сразу, как только от него поступит запрос. Подробнее об отписке от рассылки.

Совет 11. Стоп-лист. Ведите список адресов пользователей, которые отказались от рассылки. Не отправляйте пользователю сообщения после того, как он отписался, даже если он будет делать заказы на сайте. Исключение — если пользователь, который раньше отписался, чётко выразил желание подписаться снова.

Совет 12. Открытость. Указывайте в письмах полную информацию о себе: название и адрес компании, контакты, адрес сайта. Так пользователю будет легче с вами связаться. Кроме того, человек видит, что письма приходят от реально существующей компании, и больше вам доверяет. А значит, и риск жалобы с его стороны снижается. Так делает, например, ЕШКО:

Информация об отправителе

Сделать рассылку законной и эффективной, не сложно. Лучше предупредить проблемы с законом, чем потом разбираться с ними.

P.S. Если рассылаете письма в страны Евросоюза — читайте статью о том, как правильно соблюдать требования GDPR.

P.P.S. Читайте нас в Telegram.

“>

Источник: https://www.unisender.com/ru/blog/sovety/ne-spam-kak-poluchit-soglasie-na-rassylku

Под угрозой штрафа: Как получить согласие клиента на SMS-рассылку — Офтоп на vc.ru

Как в договоре прописать рассылку уведомления образец

Мобильный телефон всегда под рукой, где бы мы ни находились: на работе, дома, в транспорте, в магазине. Гаджет — это отличный способ связаться с потенциальными покупателями. SMS-информирование повышает эффективность программы лояльности, но важно отличать грамотную рассылку от обычного надоедливого спама: в первом случае абонент дает согласие на получение рекламных сообщений.

В конце октября вступили в силу поправки в законодательство о связи, которые определяют, что рассылка «должна осуществляться при условии получения предварительного согласия абонента, выраженного посредством совершения им действий, однозначно идентифицирующих этого абонента и позволяющих достоверно установить его волеизъявление на получение рассылки» (ст. 44 ФЗ «О связи»).

Если же такое согласие не будет получено, то заказчик SMS-рассылки рискует по-крупному: Федеральная антимонопольная служба за отсутствие согласий выпишет штраф от 100 до 500 тысяч. Причем это «ценник» не за всю нелегальную рассылку, а за каждое сообщение, на которое не было получено согласие. Очевидно, что намного выгоднее действовать по закону.

Доказывать, что согласие от абонента получено, придется не оператору связи, а именно заказчику SMS-рассылки. Подтверждается оно при наличии анкеты, заполненной собственноручно каждым из получателей сообщений. Вариантов заполнения анкеты два. Первый – традиционная бумажная. Оформить такую анкету можно при первом визите клиента в магазин, салон и так далее.

На фирменном бланке организации, содержащем название и логотип компании, клиент указывает свои персональные данные: ФИО (полностью), место жительства, номер и серию паспорта, номер мобильного телефона.

В конце анкеты также указывается дата заполнения и проставляется подпись клиента. Если какие-либо данные отсутствуют, то анкета считается заполненной некорректно и, как следствие, согласие недействительно.

Конечно, далеко не каждый клиент пожелает оставить свои паспортные данные, но, как показывает практика, анкета все-таки может быть признана корректной при наличии остальной информации.

Из-за достаточно расплывчатой формулировки закона получается, что подобные прецеденты создают правоприменительную практику, которой в дальнейшем будут придерживаться заказчики SMS-информирования.

А вот если в анкете вместо полного ФИО клиент напишет только имя, то анкета точно будет признана недействительной.

Есть несколько нюансов, которые могут привлечь внимание контролирующих органов: например, согласие считается оформленным некорректно, если указанный номер мобильного телефона не принадлежит человеку, подписавшему анкету. Проверить эту информацию можно по запросу сотовому оператору.

Согласие на обработку персональных данных и их передачу третьим лицам и на получение рекламно-информационных рассылок — это обязательные поля при получении согласия. Кстати, согласие, полученное при пополнении счета через терминал, не рассматривается как оформленное надлежащим образом, так как клиент не оставляет никаких персональных данных, кроме номера телефона.

Не пройдет и вариант, когда в рассылку включается клиент, чья дисконтная карта зарегистрирована в системе CRM, поскольку он давал согласие на оформление карты, а не на получение рекламно-информационных сообщений. Но если в перечне условий получения дисконтной или бонусной карты уже прописано согласие на получение рекламных сообщений, то при активации карты клиент автоматически дает согласие на участие в SMS-рассылке.

Второй вариант получения согласия — заполнение анкеты в электронном виде. Здесь тоже есть свои нюансы: например, запрещено автоматическое проставление галочек под условиями оферты, прописывающими согласие на получение рекламных сообщений. Пользователь должен самостоятельно подтвердить свое решение.

Если клиент не указывает имя и фамилию, что, по идее, должно автоматически сделать его анкету некорректной, всё же есть способ засчитать такое согласие легальным.

Поскольку по закону действия клиента должны позволять его однозначно идентифицировать, то на указанный номер ему можно прислать сообщение информационного характера («Вы получили данное SMS, так как оформили подписку на рассылку») или прислать пароль от личного кабинета, тогда введение пароля станет необходимым идентификатором действий.

Еще один вариант — звонок оператора по номеру клиента для получения устного согласия, но такой разговор в обязательном порядке должен фиксироваться, а его запись — храниться заказчиком рассылки. Все согласия пользователей должны сохраняться, потому что может понадобится их показать, если клиент пожалуется на рекламную SMS-рассылку своему мобильному оператору или в ФАС.

Несколько реальных примеров согласий из практики Devino Telecom:

«Прокатило»

Формат соблюдает все требования закона:

  • согласие выражено посредством совершения действия (ставит свою подпись);
  • форма предусматривает однозначную идентификацию абонента (указаны личные данные);
  • клиент выражает согласие на получение рассылки.

«Не прокатило»

Карточка клиента в CRM системе не доказывает, что клиент дал свое согласие на получение рассылки. Может быть, он получил дисконтную карту, но согласия на получение рассылки не давал.

Документ не содержит информации, по которой можно однозначно идентифицировать клиента и его согласие на получение рассылки. Для установки согласия клиента имени недостаточно. Однозначной идентификацией могут быть: ФИО, паспортные данные, адрес регистрации.

Чтобы написать колонку для ЦП, ознакомьтесь с требованиями к публикуемым материалам.

Источник: https://vc.ru/flood/5865-legal-sms

Как правильно получать согласие подписчиков на вашу email-рассылку

Как в договоре прописать рассылку уведомления образец

Согласно российскому законодательству, массовые рассылки относятся к рекламе и регулируются соответствующим Федеральным законом от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе».

Одно из ключевых требований закона к маркетинговым рассылкам – это согласие адресата.

Согласие может быть выражено в любой форме, достаточной для «идентификации адресата и подтверждения волеизъявления на получение рекламы от конкретного распространителя».

Что грозит нарушителям?

В случае признания email-рассылки незаконной должностному лицу (как правило, директору компании) грозит штраф до 20 тысяч рублей, юридическому лицу – вплоть до 500 тысяч рублей. И это за каждый эпизод, то есть за каждый отдельно взятый выпуск рассылки.

ФАС и российские суды, как известно, предпочитают бумажные договора с подписью, поэтому интернет-компаниям диалог с ними дается непросто.

проблема в том, что даже если почтовый сервис не считает вашу рассылку спамом, от жалобы в ФАС вы не застрахованы.

Впрочем, если вы работаете с «белой» базой и стремитесь снижать Complain Rate, найти общий язык с подписчиками и контролирующими органами вполне реально.

Итак, получить от клиента согласие на email-рассылку можно двумя способами.

1. Через специальную форму подписки на сайте

Форма регистрации может предусматривать одинарное (single opt-in) или двойное подтверждение адреса подписчика (double opt-in).

Одинарное подтверждение требует от пользователя меньше действий, однако в контексте юридической защищенности double opt-in значительно выигрывает.

Но при этом важно понимать, что валидация клиентом почтового ящика сама по себе не дает компании права рассылать рекламные материалы. Если в регистрационной форме нет пункта «я согласен получать рекламные предложения» (или же человек снял галочку) – рассылка незаконна, даже если вы используете double opt-in.

Кстати, если адрес почты получен из анкеты в офлайн-магазине, надежнее попросить клиента в первом письме подтвердить согласие на рассылку. При этом сами анкеты в любом случае лучше сохранять – в случае необходимости они помогут доказать вашу правоту.

Еще раз коротко:

Double opt-in нужен, чтобы избежать претензий со стороны Mail.ru, Gmail и других почтовых служб.
Бумажный договор с подписью – ключевой аргумент в диалоге с ФАС.

2. Через страницу оформления заказа

Данный способ традиционно используют интернет-магазины.

Логика проста: человек решил сделать покупку, так почему бы не предложить ему заодно подписаться на рассылку? Однако закон категоричен и требует дать пользователю возможность купить товар без каких-либо дополнительных условий, не имеющих непосредственного отношения к сделке. То есть вы вольны предложить подписку, клиент вправе отказаться.

И здесь есть тонкий момент, касающийся предустановленной галочки около пункта «подписаться на рассылку», которую многие используют. В явной форме запрет на предустановленный маркер нигде не прописан, но на практике он может спровоцировать жалобы.

Показателен случай с туристической компанией Travelata, на которую пожаловался в ФАС один из постоянных клиентов. Этот клиент пять раз заказывал туры и каждый раз забывал снять предустановленную галочку в форме заказа.

В результате рассылка, от которой он несколько раз отписывался, продолжала приходить. Закончилось все разбирательством с Федеральной антимонопольной службой и штрафом для компании.

Не помогло даже предоставление лог-файлов, которые доказывали, что фактически пользователь сам возобновлял подписку.

Так что если хотите перестраховаться – оставьте чекбокс согласия на рассылку пустым.

Разумеется, отлаженный процесс подтверждения подписки еще не гарантирует отсутствие жалоб от подписчиков. Пройдемся по другим моментам, которые следует учесть

Не усложняйте процесс отписки

Спрятать кнопку отписки или требовать пароль у желающих отписаться – надежный способ разозлить подписчиков и спровоцировать кого-нибудь на обращение в ФАС.

Яндекс требует, чтобы в каждом письме были четкие инструкции о том, как отписаться от рассылки, при этом процесс отписки не должен требовать от получателя сложных действий (таких как восстановление пароля, регистрация или авторизация). Пользователь должен иметь возможность отписаться от рассылки в течение 10 минут. Mail.ru предъявляет аналогичные требования – отписка должна происходить быстро и не требовать от человека лишних действий.

Если вы осуществляете рассылки с помощью Sendsay, можете быть спокойны – система автоматически добавит кнопку отписки в футер письма. Вот пример хорошего оформления футера:

Отпустите тех, кто хочет уйти – создание искусственных преград ничего не даст.

Сохраняйте лог-файлы минимум в течение года

Срок давности для привлечения к административной ответственности за нарушение закона о рекламе составляет 12 месяцев. История действий пользователя и переписки с ним поможет вам отстоять позицию компании при возникновении конфликтной ситуации. Естественно, сбор и обработка данных должны осуществляться с согласия пользователя, что отсылает нас к следующему пункту.

Получите у подписчиков согласие на обработку персональных данных и попросите ознакомиться с пользовательским соглашением

Да, речь о тех самых документах, которые никто не читает. Вы не сможете использовать в судебном процессе данные, собранные без выраженного явным образом согласия подписчика.

Заранее обеспечьте себя свидетелями

Сразу после запуска email-рассылки попросите пару-тройку знакомых подписаться на рассылку, а спустя некоторое время отписаться от нее. При необходимости вы привлечете этих людей в качестве свидетелей. Они смогут подтвердить, что отказ от рассылки не был сопряжен с какими-то сложностями – ваши шансы на благоприятный исход разбирательства заметно возрастут.

Консультируйтесь с юристами при создании рассылок

Утечки персональных данных и торговля базами email-адресов приобрели колоссальный масштаб. Контрольные органы вынуждены «закручивать гайки», от чего порой страдают и законопослушные компании.

Благие намерения не гарантируют вам отсутствие проблем с Федеральной антимонопольной службой. Если вы сомневаетесь по поводу механизма подтверждения согласия на рассылку, посоветуйтесь с профессиональными юристами.

Это позволит сберечь время, нервы и деньги.

И конечно, не прекращайте работать над качеством ваших рассылок, чтобы даже у «случайных» подписчиков возникало желание поскорее получить следующее письмо.

Sendsay

Платформа для мультиканального маркетинга

Источник: https://blog.sendsay.ru/kak-pravilno-poluchat-soghlasiie-podpischikov-na-vashu-email-rassylku-chtoby-izbiezhat-zhalob-na-spam-i-prietienzii-so-storony-fas/

Образец уведомительного письма для использования в различных ситуациях

Как в договоре прописать рассылку уведомления образец

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец уведомительного письма различных типов

Письмо – это один из основных элементов деловой этики. Чаще всего направляемые письма имеют информационный или уведомительный характер.

Они позволяют регулировать отношения между сторонами, а в сфере предпринимательства являются частью договоренности. Уведомления используются даже в качестве доказательной базы в судебных делах.

Используемый образец уведомительного письма будет зависеть от ситуации, в которой применяется бумага.

Определение и значение уведомления

Под уведомительным письмом подразумевается письмо, которое направляется для информирования лица о каком-то событии или предстоящем действии. Используются уведомления в трудовой, правовой, хозяйственной и других деятельностях.

Является отличным документом от претензии, так как в письме не имеется каких-либо требований, кроме исключительных ситуаций. Акт и письмо отличаются способами составления.

Правила составления

Не существует определенной формы для составления уведомительного письма, но существуют общие правила, которых необходимо придерживаться:

  • для составления используется бланк организации
  • в письме должны иметься приложения, поясняющие описываемую ситуацию
  • должна иметься подпись руководителя компании-отправителя

В уведомлении в обязательном порядке должна иметься следующая информация:

  • данные адресата
  • данные отправителя
  • данные организации, от имени которой осуществляется обращение
  • дата и номер документа
  • заголовок документа
  • основной текст уведомления
  • подпись составителя и его контактные данные
  • подпись руководителя организации или ответственного лица

А содержание письма будет напрямую зависеть от вида и цели. Так письма для уведомления включают в себя информацию только относительно того, что будет ценно для адресата. Из-за этого размер уведомления сильно изменяется, в одной ситуации для лица письмо может расположиться на одном листе, а для другого – на нескольких.

Также существует еще два вида писем: сообщения и извещения. Первые используются для сообщения фактов. Вторые – для сообщения о проведении публичных мероприятий.

Нюансы составления

При составлении уведомлений, имеются нюансы, проявляемые только у этого вида писем. Письма-уведомления имеют следующие особенности:

  • названием такого документа может быть только «Уведомление»
  • основная часть письма разделяется на две части: причина составления и выводы или предложения
  • прикладываются документы, которые необходимы для обоснования текста уведомления, указание списка приложений приводится в конце бумаги и начинается со слова «Приложения», после чего ставится двоеточие и начинается перечисление с указанием количества
  • отметка об исполнителе с указанием его данных, включая место работы

Нюансы составления будут определяться в зависимости от ситуации, когда используется такой вид письма.

При составлении документа о наличии задолженности к документу применяются следующие особенности:

  • адресатом является руководитель компании с задолженностью
  • способ отправки должен подразумевать возможность отчетности о получении (поэтому передается лично в руки должнику или отправляется почтовым письмом с уведомлением)
  • письмо отправляется должнику на первый день после окончания срока погашения ссуды
  • вместе с уведомлением отправляется акт сверки

При составлении уведомления об увольнении сотрудника, к документу применяются следующие особенности:

  • вручается только под роспись
  • при отказе от получения составляется акт в присутствии свидетелей, оставляющих свои подписи в новом документе
  • указывается основание для увольнения

об уведомлении от коллекторов:

При составлении уведомления о перепланировке помещения, к документу применяются следующие особенности:

  • является обязательным
  • этот документ – основание для проведения проверки указанного списка работ и их квалификации
  • составляется в произвольной форме, но обязательно должна включаться информация относительно объекта, который будет перепланирован

Уведомление становится основанием для внесения изменений в паспорт квартиры.

Образец уведомления

Общий образец, используемый при составлении писем-уведомлений:

  • шапка (данные сторон, название документа)
  • основной текст обращения
  • выводы, пожелания, итоги
  • приложения
  • подпись ответственного лица
  • дата составления

Скачать пример письма-уведомления [49.50 KB]

Дополнительно могут присутствовать иные пункты или дополняться уже имеющиеся. Все зависит от ситуации, когда используется уведомление.

Письмо о смене реквизитов

Письмо о смене реквизитов необходимо для предотвращения перечисления средств на неверный счет.

При этом ответственность за некорректность данных для оплаты будет нести продавец, а не покупатель, так как он выполнил свои обязательства (перевел средства по указанным реквизитам).

Из-за этого возникает обязательство о скорейшем оповещении всех заказчиков и покупателей об изменении в реквизитах.

Под реквизитами подразумеваются:

  • ИНН и КПП
  • место нахождения
  • наименование
  • ОГРН
  • почтовый адрес
  • сведения о руководителе

Составление письма должно производиться в соответствии с общими правилами. В основную часть текста должна быть включена следующая информация:

  • причина изменения реквизитов
  • день закрытия счета
  • день открытия счета
  • дата начала принятия переводов на новый счет
  • данные нового счета

Отправлять уведомление необходимо в той форме, которая указана в госконтракте.

Адрес отправления должен выбираться из договора, являющийся исключительным для отправки юридической документации. В противном случае (при его недостоверности) потребуется направлять уведомление в ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или в ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей).

При отправке уведомления на адрес организации письмо считается автоматически полученным, для опровержения потребуется принести веские доводы. А при отправке на адрес ЕГРЮЛ или ЕГРИП письмо будет иметь статус полученного при его физическом отсутствии на месте.

Уведомительное письмо о расторжении договора

Уведомительное письмо используется в том случае, если одна из сторон решила прервать деловые отношения, заключенные на основании договора, до момента прекращения сотрудничества, указанного в бумагах. Отсутствие направленных писем другим сторонам будет являться основанием для восприятия действия как самовольного и одностороннего, которое полностью игнорирует составленные пункты договоренности.

Обязательным условием является создание ответа на полученное уведомление. Оно должно быть отправлено в течение одного месяца или альтернативного срока, с момента поступления письма.

Игнорирование уведомления является основанием для обращения в суд, с требованием разрыва контракта в одностороннем порядке.

о нюансах составления уведомления по прекращению договора:

Расторжение договора по желанию стороны возможно в следующих случаях, установленных гражданским кодексом РФ:

  • если такая возможность прописана в соглашении
  • обстоятельства сделки серьезно изменились
  • другая сторона нарушила условия сделки

Уведомление составляется в двух экземплярах (для отправителя и получателя). Форма составления свободная, но с учетом наличия обязательной информации.

Как написать ответ

Уведомление может иметь среди своих пунктов раздел, в соответствии с которым на полученное письмо будет необходимо дать ответ. При составлении ответа необходимо учитывать обязательные правила оформления:

  • должна иметься ссылка на письмо в виде номера
  • уведомления и его названия
  • указываются данные отправителя и получателя

Если ответ на письмо подразумевает отказ, то в тексте обязательно должно иметься основание для принятия такого решения.

Несмотря на то, что существует общий образец уведомительного письма, каждая форма будет видоизменяться в зависимости от конкретной ситуации.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/obrazets-uvedomitelnogo-pisma.html

Как составить уведомление: образец

Как в договоре прописать рассылку уведомления образец

Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:

  • Прием на работу иностранного гражданина.
  • Изменение положений трудового соглашения.

Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.

В каких случаях составляется уведомление?

Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:

  • Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
  • Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.

Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:

  • Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
  • Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
  • Требуется зафиксировать отказ сотрудника.

Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.

Особенности составления

Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:

  • Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
  • Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.

Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.

Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:

  • Дата. Указывается дата подписания документа. При этом используется цифровой способ (к примеру, 09.09.18).
  • Регистрационный номер. Представляет собой индивидуальное обозначение каждого исходящего документа. Оно может включать в себя и буквы, и цифры.
  • Адресат. Реквизиты получателя нужно будет указывать даже в том случае, если это внутренний документ. Требуется отразить название подразделения, где работает сотрудник, ФИО самого работника.
  • Заголовок. Он должен быть кратким и отражающим содержание документа.
  • Текст уведомления. Нужно зафиксировать информацию, о которой требуется уведомить получателя.

Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.

Разновидности документов

Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:

  • О собрании кредиторов или аукционеров.
  • О переходе на УСН.
  • Об изменении названия компании.
  • О смене гендиректора.
  • Об изменении юридического адреса.
  • О смене реквизитов.
  • Об изменении размеров ЗП.
  • Об отпуске.
  • О погашении задолженностей.
  • О расторжении договора.

Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.

Спроси у юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: